ARNAVUTKÖY DEVLET HASTANESİ

Ebys kullanımı için saglik.gov.tr uzantılı e-posta hesabı edindikten sonra;

-Bakanlık Merkez Teşkilatında Genel Müdürlük/ Başkanlık EBYS Yetkilisi ile,

-İllerde EBYS İl Yetkilisi ile irtibata geçilerek görev alınacak birim/ birimler için gerekli yetkiler kullanıcıya tanımlanır.

Kayıt işleminden sonra sisteme ebys.saglik.gov.tr link adresinden giriş yapılır.

Sistem ana sayfasında, ekran görüntüsündeki alandan şifre seçimi yapılır (Resim 1-No.1). Kullanıcı adı ve şifre alanına saglik.gov.tr uzantılı e-posta ve şifre bilgisi yazıldıktan sonra (Resim 1- No.2), giriş butonuna tıklanır (Resim 1-No.3).

Aynı sayfada önce e-imza butonuna (Resim 1-No.4), ardından kullan butonuna tıklanıp (Resim 2-  No.5), PİN bilgisi girildiğinde sisteme e-imza ile giriş yapılmış olur.

*E-imza ile giriş ve işlem yapabilmek için bilgisayarda Arksigner uygulamasının yüklü olması gerekir. Arksigner uygulamasını indirebilmek için, ebys.saglik.gov.tr link adresine giriş yapılır, “e-imza uygulaması indir” butonuna tıklanır (Resim 1- No.6).

• Taslaklar klasöründe, kullanıcı tarafından hazırlanarak akışa sunulmuş, son imzasını almamış belgeler,
• Paylaşımlar klasöründe diğer kullanıcılarla paylaşılmak istenen belgeler,
• Belgelerim klasöründe ise, son imzasını alarak tamamlananlar klasörüne düşen belgelerden, kullanıcının “belgelerim” klasörüne taşıdığı, kişiye özel belgeler bulunmaktadır.

Ana sayfada bulunan, kullanıcının birimine ait klasörlerde gelen ve giden klasörleri ile birlikte imza & paraf klasörü bulunur (Resim 2- No.2).

• Gelen klasöründe kullanıcının gereği ve bilgisine düşen belgeler,
• İmza & Paraf klasöründe, kullanıcıya imza veya paraf için gönderilmiş belgeler,
• Giden klasöründe ise işlemdekiler, ret / iade et / geri çek ve tamamlananlar klasörlerine düşen belgeler görüntülenir.

Giden klasöründe bulunan işlemdekiler klasörüne,

• Son imzasını almamış işlemi devam eden belgeler,

Ret / İade et / Geri Çek klasörlerine,

• Kullanıcının akışa sunduğu reddedilen belgeler, (ret)
• Kullanıcının iade edilen belgeleri, (iade)
• Kullanıcının akışa sunup geri çektiği belgeleri, (geri çek)

Tamamlananlar klasörüne ise, son imzasını almış, kullanıcı açısından işlemi tamamlanmış belgeleri düşer.

*İade edilen belgeler tekrar işlem görmesi için gereği klasörüne düşer.

*Kullanıcının havaleden geri çektiği belgeleri gereği klasörüne düşer. 

Ana Sayfa Ekranının sağ üst köşesindeki ikinci ikondan yönetim ekranına giriş yapılır.

Yönetim alanında bulunan;

• Birim Grupları ekranından havale, taslak dağıtım ekranında kullanılmak üzere, kullanıcıya özel birim grubu oluşturulabilir, güncellenebilir, silinebilir (Resim 3-No.1,2)

•  Kullanıcı Grupları ekranından, havale, taslak dağıtım ekranında kullanılmak üzere, kullanıcıya özel kullanıcı grubu oluşturulabilir, güncellenebilir, silinebilir (Resim 4-No.1,2).

Belge Listeleme alanında toplu havale edilmek istenen belgeler işaretlenerek (Resim 5-No.1), Resimde belirtilen ikona tıklanır (Resim 5-No.2).  Toplu havale seçimi işaretlenerek, toplu havale ekranı açılır. Bu ekrandan kriter belirlenip gönder butonuna basılmasıyla toplu havale işlemi gerçekleştirilir.

Bir kullanıcı birden fazla birimde Yönetici olarak tanımlanabilir.

Duyuru yetkisi yalnızca birim amirlerine tanımlanır. Yönetim ekranından “Duyurular” seçimi  yapılarak  “Duyuru İşlemleri” ekranına girilir. Duyuru yapılacak birim, duyurunun başlangıç ve bitiş tarihi gibi kriterler doldurularak duyuru işlemi kaydedilir. Duyurunun yapıldığı birimde görev yapan kullanıcı, EBYS’ ye giriş yaptığında amiri tarafından yapılan duyuruyu ekranında görüntüler.

Dosyadan Taslak iş akışında logo, üst bilgi, alt bilgi, belge sayısı, aciliyet türü vb… alanlar, sistem tarafından, üst veri kısmına girilen değerler kullanılarak belge üzerine aktarılır. Bu nedenle değiştirilen bir alanı belge üzerinde görüntüleyebilmek için yenile butonu kullanılır.

Oluşturulan bir görev geri çekilebilir fakat düzenlenemez. Bir görev birden fazla kullanıcıya atanamaz, ancak görev başka bir kullanıcıya havale edilebilir. Görev oluşturulduğunda ve süresi geçen görevler için kullanıcıya SMS ile bildirim yapılır. Tamamlanmamış görev dağılımının takibi havale ekranında bulunan birim kullanıcıları sekmesinden tamamlanmamış görev dağılımı ikonuna tıklanarak yapılabilir.

Etiket belge hazırlama aşamasında bir anahtar kelime girilmiş ise, belge arama ekranında bu kelime ile arama yapıldığında, kullanıcının bu evraka ulaşmasını sağlamak için getirilmiş bir özelliktir. Her belgeye etiket eklenebilir. İşlem sonrası etiket eklenebilir.

Tarama ve yazdırma işlemleri ekranlarında bulunan “uygulamayı indir” butonlarından (Resim 11- No.1), “EBYS Asistan Uygulaması” indirilerek (Resim 11- No.2), kurulum yapılır (Resim 11- No.3 ).

Kurulumu yapılan uygulama masaüstünde çift tıklanarak çalıştırıldıktan sonra (Resim 11- No.4), uygulama açılarak (Resim 11- No.5), yazıcılar listesine düşer. Seçim yapılarak yazdırma butonuna tıklandığında belge EBYS Asistan Uygulaması üzerinden yazdırılmış olur. Uygulama çift tıklama ile çalıştırılmadığı taktirde yazıcılar listesine düşmeyeceğinden indirilmesine rağmen çalışmaz. Bu nedenle uygulama indirildikten sonra bir kereye mahsus çift tıklanarak aktive edilmelidir.

Vekâlet birim adına tanımlanan bir imza yetkisidir. Standart kullanıcılarda imza yetkisi bulunmadığından vekâlet yetkisi de tanımlanamamaktadır.

Bir evrakın kep gönderim ekranına düşebilmesi için, evrakı oluşturan kullanıcının Yönetim Biriminin Gelen Evrak Birimi, belgenin havale edildiği genel evrak birimiyle aynı olmalıdır.

Eski EBYS’ de oluşturulan bir evrak, belge görüntüleme ekranının üst kısmında bulunan Yeni EBYS’ ye Aktar butonuna tıklanması ile Yeni EBYS’ ye aktarılmış olur.

Aktarılan belge Eski EBYS’ de hangi klasörde ise Yeni EBYS’ de de aynı klasörde bulunur.

Giden klasöründe bulunan bir evrak Yeni EBYS’ ye aktarılabilir.

Alt bilgi kısmı birime/kuruma özel olup, bilgi güncellemesi için İllerde EBYS İl Yetkilisi, Bakanlık Merkez Teşkilatında ise Genel Müdürlük/Başkanlık EBYS Yetkilisi ile irtibata geçilmesi gerekmektedir.

Üst veride bulunan Dağıtım kısmından ‘detaylı arama’ alanına girildiğinde ‘gruplar’ sekmesinde çift tıklandığında dağıtım kapalı bir Resimde yazılarak kaydedilir. Eğer dağıtım açık yazılmak isteniyor ise ekran görüntüsündeki butona tıklanması yeterlidir.